Madrid concentra el 15,9% de las empresas activas de España, según el Directorio Central de Empresas del INE, que situó el total nacional en 3,31 millones de sociedades a comienzos de 2025. La inmensa mayoría de ese tejido son empresas pequeñas, muchas de ellas con menos de diez trabajadores y con una característica común: nadie dentro tiene como función gestionar la movilidad del equipo.
Eso no significa que no exista. Significa que se resuelve sobre la marcha, con el coche de quien lo tenga disponible, un taxi cuando urge y una hoja de kilometraje que se rellena al final del mes con más voluntad que precisión. Funciona hasta que deja de funcionar, y el momento en que deja de hacerlo casi siempre coincide con el momento en que la empresa empieza a crecer.
El coste real de un desplazamiento profesional
Cuando se calcula lo que cuesta que alguien vaya a ver a un cliente, se mira el kilometraje o el importe del trayecto. Es la parte visible y suele ser la menor.
A esa cifra hay que sumarle el tiempo. Una hora perdida buscando aparcamiento en el centro es una hora que no se factura ni se dedica a otra visita. Hay que sumarle también el circuito administrativo: alguien anota el gasto, alguien lo revisa, alguien lo aprueba y alguien lo paga, y ese recorrido consume minutos de varias personas por cada trayecto individual. Y hay que sumarle el anticipo, porque cuando el trabajador adelanta el dinero, la empresa está trasladando un problema de tesorería a su propio equipo.
En una compañía de veinte personas con actividad comercial regular, esos tres conceptos suelen pesar más que la suma de las tarifas. La diferencia es que las tarifas están en una factura y el resto no está en ninguna parte.
Las tres formas habituales de resolverlo
En la práctica, la mayoría de las pymes madrileñas se mueve entre tres modelos, y cada uno resuelve bien una cosa y mal otras.
El vehículo propio compensado por kilometraje, hoy a razón de 0,26 euros por kilómetro exentos de IRPF según la Orden HFP/792/2023, es el más extendido y el más simple de arrancar. Su punto débil es la trazabilidad: depende de que cada persona registre sus recorridos con precisión, algo que rara vez ocurre de forma sistemática, y deja fuera a quien no tiene coche.
El taxi o el VTC contratado de forma suelta funciona bien para lo puntual y no requiere ninguna infraestructura. Su límite aparece con el volumen: cada trayecto genera un justificante distinto, sin criterio común ni visibilidad agregada hasta el cierre contable.
La flota propia o el renting resuelve la disponibilidad y proyecta imagen, pero convierte en fijo un coste que en muchas pymes es estacional. Un vehículo infrautilizado ocho meses al año se paga igual los doce.
El problema no es el precio, es la visibilidad
Lo que distingue a una empresa que controla su gasto de movilidad de una que no lo hace no suele ser la tarifa que paga, sino el momento en que se entera de lo que ha gastado. Con un sistema disperso, esa información llega semanas después, agregada y sin desglose por proyecto, cliente o motivo. Con esa foto es imposible decidir nada: solo cabe constatar.
Cuando cada trayecto queda registrado en el momento en que se produce, con su motivo y su centro de coste asociado, aparecen cosas que antes no se veían. Que una cuenta concreta consume el triple de desplazamientos de lo que aporta. Que ciertas visitas podrían agruparse por zona sin perder efectividad. Que hay franjas horarias donde el mismo trayecto cuesta bastante menos.
Cuándo tiene sentido centralizar
No hay un umbral universal, pero sí señales bastante fiables. Cuando el circuito de reembolsos empieza a consumir tiempo de administración de forma perceptible. Cuando hay personas en el equipo sin vehículo propio y eso condiciona quién puede ir a qué reunión. Cuando la empresa recibe visitas de clientes o candidatos y los traslados se organizan cada vez de una manera. Y cuando llega el momento de presupuestar el año siguiente y nadie sabe decir con confianza cuánto se gastó en movilidad el anterior.
En ese punto, apoyarse en un servicio de movilidad corporativa permite ordenar el conjunto sin asumir flota ni gestión. Los trayectos se solicitan con las reglas que la empresa define por perfil, presupuesto u horario, el gasto queda facturado de forma centralizada y cada desplazamiento deja registro. Herramientas como Cabify para empresas están diseñadas precisamente para ese tramo, el de la compañía que ya tiene volumen suficiente para necesitar control pero no el suficiente para justificar una estructura dedicada.
Conviene decir que esto cubre una parte del problema. La planificación comercial, la política de gastos y la organización de agendas siguen siendo decisiones internas que ninguna herramienta sustituye. Centralizar los trayectos ordena la ejecución, no la estrategia.
Cómo decidir sin complicarse
Tres números bastan para tomar la decisión con criterio. Cuánto se gastó realmente en desplazamientos el último año, sumando kilometrajes, taxis, aparcamiento y peajes. Cuántas horas de administración consume el circuito actual de justificantes y reembolsos, calculadas de forma aproximada. Y qué porcentaje de esos desplazamientos se puede vincular hoy a un cliente o proyecto concreto, que es el indicador que mejor revela si existe control o solo registro.
Si el tercer número es bajo, el problema no es de coste sino de información, y ahí es donde suele estar el margen de mejora más rápido. Ordenar cómo se mueve el equipo no es una decisión de gran empresa. Es, en la mayoría de los casos, simplemente dejar de pagar por algo que no se está midiendo.
